In deze privacyverklaring willen wij je heldere en transparante informatie geven over hoe EUSO-VL omgaat met jouw persoonlijke gegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De Vlaamse selectieproeven voor de European Union Science Olympiad (EUSO-VL) en de organisatie van de deelname aan de olympiade zijn een initiatief van drie verenigingen: de Koninklijke Vlaamse Chemische Vereniging (KVCV-vzw), de Vereniging Leraars Wetenschappen (VELEWE-vzw) en de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (VOB-vzw).

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens gebeurt uitsluitend via een coördinator, die lid is van het uitgebreid bestuur van VOB-vzw, met maatschappelijke zetel in de Vautierstraat 29 - 1000 Brussel en ondernemingsnummer 0418.017.045.

EUSO-VL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat:
  • wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • wij de verwerking van persoonsgegevens beperken tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij de betrokkenen om uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze toestemming nodig hebben voor de verwerking van hun persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent uw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

EUSO-VL is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de finalisten van de Vlaamse selectieproef voor de European Union Science Olympiad. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen hierover hebt, of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via volgende contactgegevens:
Victor Rasquin
EUSO-coördinator voor België
p.a. Gulden-Vlieslaan 61 bus 7
8000 Brugge
ravi@euso.be


Doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken

Jouw persoonsgegevens worden door de coördinator verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
  • Om te kunnen deelnemen aan de finale van de Vlaamse selectie voor de EUSO
  • Om te kunnen bepalen of je voldoet aan de statutaire voorwaarden voor een deelname aan de EUSO
  • Het versturen van brieven en publicaties i.v.m. de selectieproef
  • Het bekomen van subsidiëring door de Vlaamse overheid

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en opslagen:
  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, school
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht; eventuele medische aandoeningen en medicatie, die wij in het belang van de deelnemer moeten kennen.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo zijn we om praktische redenen verplicht je gegevens te verstrekken aan de E.U.-staat die de EUSO organiseert.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht worden en dit toegestaan is.

Tevens kunnen wij bepaalde persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Zo vragen wij bv. steeds je toestemming voor het maken van videopnames of foto's tijdens de activiteiten. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

EUSO-VL bewaart alle persoonsgegevens tot 1 jaar na de wetenschapsolympiade, waarvoor ze verstrekt werden.
Van de deelnemers aan de EUSO blijven de naam, voornaam, school en behaalde resultaten bewaard op de website, zo lang als de EUSO georganiseerd wordt.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
  • Alle personen die namens EUSO-VL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Dit houdt wel in, dat u niet langer zal kunnen deelnemen aan de selectieproef voor de EUSO en automatisch uitgesloten wordt van deelname aan de olympiade.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacyverklaring

VOB-vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste aanpassing gebeurde op 27 mei 2018.